เครื่องมือจัดการเวลา ฉบับนักเขียนมืออาชีพ

ด้วยความที่แอดมินเป็นนักเขียนฟรีแลนซ์ ช่วงว่างเลยมีโอกาสได้อ่านหนังสือเกี่ยวกับการพัฒนาตนเองหลายๆเล่ม และหนังสือสองเล่มที่ให้เครื่องมือจัดการเวลาดีๆ เล่มแรกคือ The Power of Output – ศิลปะของการปล่อยของ และเล่มที่สอง คือ The 4-Hour Work Week – ทำน้อยแต่รวยมาก วันนี้เราจะมาดูกันว่ามีเทคนิคอะไรบ้าง

ก่อนจะไปลงลึกในเรื่องเครื่องมือ ต้องขอเกริ่นว่าตัวแอดมิน ซึ่งเป็นคนที่ใช้เครื่องมือเหล่านี้กับตัวเอง ทำงานหลายแบบจากที่บ้าน คือ เป็นครูสอนภาษาอังกฤษ (ช่วงนี้เน้นสอนออนไลน์เพราะโควิด) เป็นนักแปลและรับทำวีซ่า และเป็นนักเขียนวิจารณ์หนังให้กับสื่อออนไลน์ เราจะมาดูตารางจัดการเวลาจากหนังสือ The Power of Output ที่แอดมินได้ลองใช้เป็นเวลาประมาณ 2 สัปดาห์ดูก่อน

ตารางจัดการเวลาจากหนังสือเล่มนี้ จะแบ่งเวลาต่างๆออกเป็น 3 กิจกรรม คือ เช้า 3 บ่าย 3 กิจกรรมที่ทำทุกวัน 3 เวลาว่าง เวลาเล่น และเวลาอื่นๆอีกอย่างละ 3 สาเหตุที่เป็นเช่นนี้เพราะคนเขียน คือ ชิออน คาบาซาวะ เชื่อว่าสมองมนุษย์จดจำได้ทีละ 3 อย่าง และที่ต้องทำ To-Do list เพราะสมองมีไว้คิด ไม่ได้มีไว้จดจำ การได้เขียน To-Do list ในตอนเช้า (หรือในกรณีของแอดมินคือก่อนนอน) จะทำให้สมองมีเวลาไปคิดเรื่องอื่นๆ

ต้องบอกก่อนว่าหนังสือ The Power of Output เป็นหนังสือที่กระตุ้นให้ผู้อ่านพยายามเขียน เล่า หรือทำ Output ของทุกสิ่งที่ได้เรียนออกมา เพราะมันจะทำให้เรามีผลงานออกไปสู่โลก และยังสนุกด้วย ซึ่งแอดมินเอง ที่นั่งเขียนโพสต์นี้อยู่ ได้รับอิทธิพลจากหนังสือเล่มนี้มาเต็มๆ

แอดมินได้ใส่ส่วนของ Remaining (งานที่เหลือ) ลงไปเพิ่มเติมจากตารางของหนังสือ และใส่ Note (หมายเหตุไว้ตรงท้ายด้วย) จริงๆหนังสือบอกว่าให้ทำลิสต์ในกระดาษ แต่แอดมินชินกับการใช้โปรแกรม Notion ก็เลยทดลองดู

ผลการทดลองใช้ตารางนี้ พบว่า ในหนึ่งวันได้ทำกิจกรรมหลายๆอย่างที่ท้าทายอย่างมาก และรู้สึกถึงความสำเร็จในทุกวัน แต่น่าสังเกตว่า พอหมดวันจะรู้สึกเหนื่อย และโดยเฉพาะแผนงานของ ‘everyday (ทุกวัน)’ พอทำไปนานๆแล้วรู้สึกเบื่อ ไม่อยากทำกิจกรรมแบบ routine แต่จะไปทำอย่างอื่นก่อน จนบางวันไม่ได้ทำกิจกรรมใน everyday เลยก็มี นี่เป็นจุดเปลี่ยนที่ทำให้แอดมินได้ปรับตารางนี้อีกครั้ง

ตารางนี้ได้รับอิทธิพลจากหนังสือ The 4-Hour Work Week โดยที่ผู้เขียน ทิม เฟอร์ริส เป็นนักธุรกิจที่ประสบความสำเร็จโดยใช้เวลาทำงานเพียงแค่อาทิตย์ละ 4 ชั่วโมง และมีเวลาไปใช้ชีวิตอยู่ทั่วทุกมุมโลก หลักการสองอย่างที่แอดมินได้จากหนังสือเล่มนี้คือ 1. การจัดลำดับความสำคัญ โดยให้ความสำคัญกับงานที่ทำรายได้ให้เรามากที่สุดก่อน และ 2. งานจะขยายตามเวลา หมายความว่า ยิ่งกำหนดเวลาให้งานมาก เราก็จะใช้เวลาทั้งหมดไปกับงานอยู่ดี สู้กำหนดเวลาพอดีๆแล้วทำให้เสร็จตามเวลา ก่อนจะเอาเวลาไปทำอย่างอื่นดีกว่า งานที่ใช้เวลามากไม่ได้แปลว่าจะดีเสมอไป

จากตารางนี้จะเห็นว่า มีความเปลี่ยนแปลงหลายอย่าง คืองานที่เป็น Everyday หายไปแล้ว แทนที่ด้วยลำดับความสำคัญ (สำคัญมาก สำคัญ และไม่สำคัญ) และมีระยะเวลาจัดการงานแนบท้ายมาด้วย  งานที่แอดมินให้แท็ก Very Important คือ งานเกี่ยวกับคอร์สสอนการเขียนบทวิจารณ์หนัง ซึ่งงานนักเขียนเป็นงานที่สร้างรายได้ให้กับแอดมินมากที่สุด (เมื่อหารจำนวนเงินด้วยเวลา) ส่วนงาน Everyday ให้ติดแท็ก Routine ให้แทน คือการออกกำลังกายตอนเช้า

ผลลัพธ์ก็คือ แอดมินใช้เวลาน้อยลงมากในการจัดการงาน! จริงๆแล้วงานอัดวิดิโอสอนมันก็เกินเวลาที่กำหนดไว้อยู่ แต่เกินไปไม่มาก งานสำคัญของวันนี้เสร็จหมด และยังเหลือเวลาไปเดินออกกำลังกายตอนเย็นอีกต่างหาก! แถมยังรู้สึกถึงความสำเร็จมากกว่าตอนทำตารางเวอร์ชันแรกด้วย  งานที่ไม่ใช่ Very Important ก็ยังสามารถโยกไปทำวันอื่นได้อีก และไม่มีความรู้สึกว่าต้องยัดกิจกรรมลงไปให้เต็มๆตาราง

นี่เป็นเพียงผลจากการใช้แนวคิดใหม่เพียง 1 วัน หากมีความคืบหน้าแอดมินจะมาอัปเดตอีกค่ะ มารอดูกันว่าคอร์สออนไลน์ “เขียนบทวิจารณ์หนังเป็นอาชีพ” ของแอดมินจะเสร็จภายในกลางเดือนพฤษภา ตามที่ตั้งเป้าหมายไว้หรือไม่ และแอดมินจะลดน้ำหนัก 10 กิโลได้ใน 6 เดือนหรือเปล่า อย่าลืมติดตามนะคะ!

ป.ล. จริงๆหนังสือทั้งสองเล่มแนะนำให้ทำ To-Do list ในกระดาษ ไว้แอดมินลองแล้วจะมาบอกนะคะ ตอนนี้ทดลองใช้ในคอมพ์ไปก่อน